Online afspraken boeken én datagedreven optimaliseren met nieuwe boekingstool Cosmetique Totale

Online een afspraak boeken bij een huidtherapeut is in de cosmetische markt nog niet zo gebruikelijk. Marktleider Cosmetique Totale bracht daar in 2021 verandering in. In samenwerking met MyBit brachten zij namelijk complexe logica samen in een gebruiksvriendelijke online boekingstool. Met de tool kunnen niet alleen cliënten snel en eenvoudig een behandeling boeken, de organisatie kan ook een stuk efficiënter plannen en bedrijfsprocessen optimaliseren door meer datagedreven te werken.

Boekingen bij Cosmetique Totale werden tot de lancering van de nieuwe tool per e-mail of telefonisch gemaakt. Vooral boekingen per e-mail zorgden voor veel afstemming en langere wachttijden, omdat e-mails niet altijd snel beantwoord konden worden. Dit leidde tot ergernissen en uitval van potentiele cliënten.

Fabian Otto, CEO van Cosmetique Totale is enthousiast over de online tool: “Met dit systeem kunnen onze cliënten niet alleen veel makkelijker een afspraak plannen, we hebben zelf nu ook veel meer data tot onze beschikking. Dit geeft ons beter inzicht in de efficiëntie van ons werk en de resultaten van onze online marketing.”

Fabian Otto: “Met dit systeem kunnen we veel gerichter en efficiënter werken.”

Complexe logica samengebracht onder 1 knop
De grootste prioriteit en uitdaging bij de ontwikkeling van het systeem was het gebruiksgemak voor cliënten. Het doel was om hen met 1 druk op de knop zelfstandig paramedische behandelingen te laten boeken voor o.a. definitieve ontharing, littekens en huidverbetering. Voor al die behandelingen heeft Cosmetique Totale zo’n 150 huidtherapeuten in dienst, 36 locaties in Nederland en België en daarnaast werken er therapeuten op meer dan 200 gastlocaties. De voorwaarde voor een gebruiksvriendelijke boekingstool was dan ook dat al die variabelen op een logische manier met de tool communiceren.

Wouter Vrijlandt: “Complexe logica is samengebracht in één simpele knop voor de cliënt om te boeken.”

“We zagen al snel dat het oude systeem van Cosmetique Totale niet voldoende zou zijn om een echt gebruiksvriendelijke boekingstool aan te koppelen.”, legt Wouter Vrijlandt, product owner bij MyBit, uit. “Toen we nergens in de markt een ander systeem konden vinden dat aan onze wensen voldeed zijn we het zelf gaan bouwen. We hebben er een jaar voor nodig gehad om alle bedrijfsprocessen en variabelen te customizen in dit systeem. Toen het systeem eenmaal stond, konden we al die complexe logica samenbrengen in die ene simpele knop voor cliënten om te boeken.”

Dat het een goede beslissing was om te investeren in gebruiksgemak blijkt uit het feit dat cliënten vrijwel direct gebruikmaakten van de tool. Een simpele melding op de website was genoeg om bezoekers naar de tool te leiden. De organisatie verwacht in 2022 dan ook een hogere conversie, omdat minder mensen zullen afvallen in het boekingsproces.

Gebruiksvriendelijk voor cliënt én therapeut
De bookingstool is niet alleen makkelijk in gebruik voor cliënten, de hele organisatie ervaart voordelen. Zo is het systeem gekoppeld aan het boekhoudsysteem en is er een integratie met Google Analytics gemaakt.

Otto: “Het systeem is zo ingericht dat therapeuten zo min mogelijk hoeven te klikken. Inboeken, doorboeken, afrekenen en dagrapportages en behandelrapporten maken is nu een stuk makkelijker en minder foutgevoelig. We kunnen daarnaast het werk van de huidtherapeuten ook veel beter monitoren.”

Ook de marketingactiviteiten zijn volgens Otto veel beter meetbaar: “We kunnen nu exact meten wat de conversie is van onze online marketingcampagnes voor de intakegesprekken én vervolgens wat deze intakes werkelijk opleveren. Door op deze manier datagedreven te werken kunnen we alles beter sturen en optimaliseren.”

Wouter Vrijlandt: “Het systeem is het meest schaalbare stuk van de onderneming: het maakt niet uit of er 100 of 1.000 boekingen gedaan worden voor het systeem.“

Schaalbare toekomst
De eerste versie van het boekingssysteem is eind 2021 in gebruik genomen en vervangt al sinds de lancering het grootste deel van alle boekingen per e-mail. Vrijlandt: “Cosmetique Totale is steeds meer een IT-bedrijf aan het worden. Het nieuwe systeem is het meest schaalbare stuk van de onderneming. Voor het systeem maakt het namelijk niet uit of er 1.000 of 10.000 boekingen gedaan worden.”

Achter de schermen worden al plannen gemaakt voor de doorontwikkeling van de tool. Cliënten kunnen straks bijvoorbeeld meerdere talen kiezen, hun afspraken van tevoren betalen via iDeal, de beschikbaarheid per therapeut bekijken en makkelijker in termijnen betalen.