Co-creatie als belangrijkste succesfactor in ontwikkelproces Lange Termijn Agenda voor lokale overheden

Co-creatie als belangrijkste succesfactor in ontwikkelproces Lange Termijn Agenda voor lokale overheden

Onder leiding van UX-designer Marijn van Braak en product owner Bart Bambach ontwikkelden softwarebedrijven MyBit en NotuBiz samen met 4 gemeenten een Lange Termijn Agenda (LTA) voor lokale overheden. Deze co-creatie leidde wederom tot een succes in het ruim 10-jaar lange partnerschap tussen MyBit en NotuBiz.

De LTA, waarin lokale overheden en waterschappen hun bestuurlijke planning bijhouden, wordt nu vaak nog in Excel of Word gemaakt. Verschillende versies hiervan maken het niet alleen lastig om overzicht te houden voor raadsleden, maar ook voor burgers die op de hoogte willen blijven van wat er speelt in hun gemeente. Samen met NotuBiz ontwikkelde MyBit een module binnen het al bestaande Politiek Portaal van NotuBiz. Hierdoor krijgen raadsleden én burgers in één oogopslag inzicht in de langetermijnplanning van projecten zoals bijvoorbeeld de bouw van een nieuw sportcomplex of een nieuwbouwwijk.

Design-first ontwikkelen maakt het gebruiksvriendelijk

MyBit zette UX-designer Marijn van Braak aan het roer van dit project om de ontwikkeling vanuit deze co-creatie tot een succesvol eindresultaat te leiden. Marijn: “We hebben ‘design-first’ ontwikkeld en onze grootste uitdaging daarbij was: Hoe houden we simpel, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, en zorgen we tegelijk dat elke gebruiker voldoende, relevante informatie krijgt? We zijn hierin geslaagd door nauw samen te werken met de eindgebruiker en door intern onze workflow en samenwerking met NotuBiz goed te stroomlijnen.”

Ook NotuBiz product owner Bart Bambach is enthousiast: “De ontwikkeling van de LTA is het eerste voorbeeld van hoe wij vinden dat het zou moeten gaan. Doordat we in dit proces nog dichter bij de klant zijn gaan staan, hebben we er echt een co-creatie van kunnen maken. MyBit heeft hierin een essentiële rol gepakt!”

“Het succes van de snelle en soepele ontwikkeling van deze software zit ‘m in het betrekken van de juiste mensen op het juiste moment.”

Eindgebruikers ook met elkaar in gesprek laten gaan

In een aantal workshops werden de wensen en behoeften van de gemeenten geïnventariseerd. Marijn faciliteerde deze sessies en maakte het design volledig op basis van de wensen van de eindgebruiker: “Wat enorm geholpen heeft, is dat we de designs zo visueel mogelijk hebben gemaakt. Het is voor gebruikers nou eenmaal makkelijker om bruikbare feedback te geven op een prototype. We hebben veel tijd genomen voor het toetsen van de designs bij de gebruikers en zijn pas gaan bouwen toen we echt zeker wisten dat we goed zaten.”

In de workshops was ook ruimte voor de gemeenten om met elkaar in gesprek te gaan over het gewenste eindresultaat. Hieruit kwam onder andere een belangrijke wens naar boven om in de LTA te kunnen selecteren op thema en datum. Marijn: “Voor raadsvergaderingen en voor burgers is het prettig om een planning per thema te zien, maar raadsleden willen ook gewoon makkelijk kunnen zien waar ze binnenkort of de komende kwartalen aan moeten werken. Door de gebruiker de keuze te geven om de onderwerpen op thema of op datum te selecteren hebben ze altijd het overzicht dat ze nodig hebben. Dit was een van de inzichten die we opdeden in de workshop.”

De juiste mensen op de juiste momenten betrekken
Ontwikkelaars en testers werden al vroeg in het proces betrokken en tijdens de ontwikkeling was voortdurent contact de product owner en het development team. Bambach: “Wij werken niet voor niets al zo lang samen met MyBit. Bij elk project wordt zorgvuldig naar de samenstelling van het team gekeken. De ontwikkelaars van MyBit hebben een pro-actieve houding en zoeken zelf contact als zaken niet duidelijk zin. Dat maakt de samenwerking heel makkelijk.”

Dit is volgens Marijn onder andere te danken aan de manier waarop MyBit de voorbereidingen aanpakt: “We werken met elkaar toe naar een refinement. We willen daar met elkaar de juiste tickets gemaakt en omschreven hebben. Eigenlijk is dat het laatste station voordat het werk wordt ingepland. Daarnaast gebruiken we de refinement ook om designs te toetsen met developers en testers. Door het op deze manier aan te pakken, kunnen we snel werken en komen we nooit voor verrassingen te staan.” Een goede voorbereiding is bij MyBit dus een van de sleutelmomenten in een succesvol ontwikkelproces.

“Een handleiding of uitleg over het gebruik van de LTA was niet eens nodig. Zo intuïtief werkt deze module.”

Eerste MVP met succes in gebruik

Het eindresultaat is een MVP voor desktop, tablet en smartphone, die afgelopen zomer gelanceerd is. Op dit moment hebben de eerste gemeenten de module in gebruik en staat het dubbele aantal in de wachtrij. Bambach: “De gemeenten zijn er ongelooflijk blij mee. Het ziet er clean en overzichtelijk uit, alle informatie die ze nodig hebben staat erin en ook het gebruik ervan is eenvoudig.”

Over de gebruiksvriendelijkheid van de module heeft Bambach nog wel een mooie anekdote: “De eerste gemeente die de module in gebruik nam ontving ’s morgens van ons een link en inloggegevens. Die middag zouden ik en een consultant het gebruik van de module uitleggen. Toen we belden bleek echter dat de griffie alle agendapunten al had ingevoerd. Zonder uitleg of handleiding. Zo intuïtief werkt deze LTA.”

Belangrijke functionaliteiten in de module zijn de thema’s waarop geselecteerd kan worden, zoals bijvoorbeeld financiën, bereikbaarheid of wonen. Via tijdbalken is de langetermijnplanning van programma’s in een oogopslag te zien. De onderwerpen zelf zijn klikbaar en te verrijken met een omschrijving, opmerkingen of links naar vergaderingen waarin het onderwerp wordt besproken. Alle overige informatie zit al in het Politiek Portaal en wordt in fase 2 van de ontwikkeling gekoppeld via een API. Hierdoor kon nu in weinig tijd een heel nieuwe module in het Politiek Portaal gebouwd worden.